Importancia de redactar correctamente una carta de despido

En muchas ocasiones las empresas suelen subestimar la importancia de redactar correctamente una carta de despido, sin saber que la carta de despido definirá el objeto de debate en un eventual proceso judicial, de conformidad con lo dispuesto en el párrafo segundo del artículo 500 del Código de Trabajo:

“En caso de despido, el empleador o la empleadora solo podrá alegar como hechos justificantes de la destitución los indicados en la carta de despido entregada a la persona trabajadora, de la forma prevista en el artículo 35 de este mismo Código, o tomados en cuenta en el acto formal del despido, cuando ha sido precedido de un procedimiento escrito”.

Delimitación del debate judicial

En ese sentido la redacción de la carta de despido debe ser clara y concisa en cuanto a las faltas cometidas por el trabajador y que motivan la decisión de finalizar la relación laboral, bajo la pena de que un error de redacción u omisión limite la posibilidad de defensa en el proceso judicial.

“Es importante destacar que la redacción que se aprecia, en la carta de despido, no es adecuada, principalmente en lo que respecta al hecho, o hechos, en que se funda el despido puesto que no contempla circunstancias de tiempo, modo y lugar, sea que no establece la fecha en que supuestamente se da el hecho, así como tampoco se consigna la forma en que se presenta (exposición clara y puntual, en orden cronológico, de las acciones u omisiones que constituyen el hecho que se imputa), ni el lugar en que presuntamente acontece. Esto es relevante al aplicar lo reglado en el canon 35 ibídem, sea la limitación legal de lo que puede ser objeto de debate en el proceso judicial que nos ocupa”. (Resolución 3528-2025 de la Sala Segunda de la Corte Suprema de Justicia de las 16:00 horas del 15 de octubre de 2025)

Carta de despido en casos con y sin responsabilidad patronal

Es importante mencionar que esta obligación de fundamentar la carta de despido resulta exigible únicamente cuando estamos ante un despido sin responsabilidad patronal y no cuando el motivo de despido es la propia voluntad del empleador. En este segundo escenario que implica un despido con responsabilidad patronal, la carta no requiere una mayor fundamentación más que la propia voluntad del empleador de conformidad con lo establecido en el numeral 85 incido d) del Código de Trabajo.

Al respecto la Sala Segunda de la Corte Suprema de Justicia ha indicado:

“La Sala estima que la posición del juez de primera instancia (en el sentido de ignorar las razones objetivas del cese aludidas en la contestación de la demanda por cuanto no se consignaron en la carta de despido) resulta equivocada, ya que la obligación de entregarle al trabajador una carta de despido en la que se detallen las faltas cometidas (so pena de no tomarlas en cuenta en el juicio) -numeral 35 del Código de Trabajo- opera solamente en caso de despidos sancionatorios, siendo que en la especie se está ante un supuesto diferente, a saber, una destitución por no haber superado el periodo de prueba, por lo cual lo que se le endilgan al accionante no son propiamente faltas en sentido técnico, sino deficiencias en la realización de sus labores que pusieron de manifiesto una ineptitud para ejercer las funciones para las que fue contratado. Así las cosas, este Despacho examinará el material probatorio con el objeto de determinar si la parte demandada logró acreditar tales deficiencias, que serían razones objetivas que tendrían la virtud de eliminar el móvil discriminatorio que se le atribuye al despido”. (Resolución 1509-2021 de la Sala Segunda de la Corte Suprema de Justicia de las 10:10 horas del 7 de julio de 2021). (En similar sentido puede consultarse el voto 3000-2024 de las 12:20 del 8 de noviembre de 2024)

Certificado de servicio

Ahora bien, esto no exime del deber de la empresa de entregar un certificado, o carta de servicio, explicando el motivo del despido incluso tratándose de un despido con responsabilidad, en caso de que el trabajador así lo solicite, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 35 del Código de Trabajo, el cual dispone:

Artículo 35.- A la expiración de todo contrato de trabajo, la parte empleadora, a solicitud del trabajador o trabajadora, deberá darle un certificado que exprese:

a) La fecha de su entrada y de su salida.

b) La clase de trabajo ejecutado.

Si el trabajador o trabajadora lo desea, el certificado determinará también:

c) La manera como trabajó.

d) Las causas del retiro o de la cesación del contrato.

Así las cosas, pese a que se puede omitir el motivo de cese en la carta de despido con responsabilidad, en el certificado de servicio se deberá detallar la causa a solicitud del trabajador.

Documentación de razones objetivas

Por esta razón pese a que se ejecute un despido con responsabilidad, es importante tener documentadas las razones objetivas que fundamentan la desvinculación del trabajador.

Aunado a lo anterior, si bien al ejecutar un despido con responsabilidad se cancelan los extremos de aguinaldo, vacaciones, preaviso y cesantía, esto no excluye la posibilidad de que el trabajador acuda a un proceso judicial aduciendo que su despido obedeció a una situación discriminatoria, proceso que puede ir acompañado de una reinstalación provisional mientras se resuelve el fondo del proceso.

En algunas ocasiones, una carta de despido bien fundamentada puede disuadir al trabajador de interponer un proceso por discriminación, al eliminar cualquier conjetura que quiera hacerse sobre los motivos reales que se ubican detrás el concepto genérico de “voluntad patronal”.

Carta de despido como herramienta preventiva para empresas

En síntesis, aunque se puede ejecutar un despido con responsabilidad únicamente citando el artículo 85 inciso D del Código de Trabajo, fundamentar la carta con razones objetivas que justifiquen el despido, es una recomendación orientada a evitar, la interposición de procesos judiciales, cuando la persona a la que se le cesa, se le evita mencionar los motivos de la decisión.

Tomando en consideración la importancia que reviste la carta despido, se recomienda asesorarse con un especialista en derecho laboral sobre el procedimiento a seguir y la forma más adecuada de redactar una carta de despido antes de proceder con la entrega.

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FAQ sobre carta de despido