En las relaciones laborales, una consulta frecuente es cómo deben manejarse las citas médicas en horario laboral. Para los patronos, la duda suele ser si están obligados a conceder el permiso y si deben pagar el tiempo utilizado. Para las personas trabajadoras, la preocupación es distinta: si les pueden negar la salida o si el patrono puede rebajarles del salario las horas destinadas a recibir atención médica.

La respuesta exige separar dos conceptos que muchas veces se confunden: el derecho a obtener el permiso y el derecho a que ese permiso sea remunerado. No son lo mismo, y esa distinción es clave para entender correctamente cómo deben tratarse las citas médicas en horario laboral.

¿Es obligatorio el permiso para las citas médicas en horario laboral en Costa Rica?

En primer lugar, debe aclararse que el Código de Trabajo costarricense no regula de forma expresa el permiso para asistir a citas médicas ordinarias. Esa ausencia normativa ha llevado a que, en la práctica, algunos patronos y trabajadores asuman que el asunto queda enteramente a criterio de la empresa. Sin embargo, esa conclusión no es correcta.

Aunque el Código de Trabajo no contiene una regulación específica sobre este tipo de permisos, sí existe una norma especial aplicable: el Reglamento del Seguro de Salud de la Caja Costarricense de Seguro Social. Su artículo 66 inciso c) establece como obligación de los patronos:

«Otorgar permiso a sus trabajadores, para que puedan recibir las prestaciones a que se refiere este Reglamento».

A su vez, el artículo 15 del mismo reglamento indica que el «seguro de salud» cubre, entre otras prestaciones, la atención integral a la salud, las prestaciones en dinero y las prestaciones sociales.

De estas normas se desprende una primera conclusión: el patrono sí está obligado a otorgar permiso para que la persona trabajadora pueda recibir atención médica dentro del sistema de la CCSS, incluso cuando esas citas médicas en horario laboral no están reguladas de forma expresa en el Código de Trabajo.

Esa obligación no se limita al momento exacto de la consulta, sino que comprende también otorgar un tiempo razonable para el traslado que deba hacer el trabajador hacia el centro médico y el regreso al lugar de trabajo. Al respecto, el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, particularmente en el criterio DAJ-AE-135-13, indica expresamente:

«(…) es obligación del patrono otorgar al trabajador el tiempo necesario, para que éste se traslade y asista a una cita médica de la Caja Costarricense del Seguro Social, de conformidad con lo que establece el Reglamento de Seguro de Salud citado».

¿Cuánto tiempo puede ausentarse el trabajador durante las citas médicas en horario laboral?

Ese permiso no autoriza automáticamente a la persona trabajadora a ausentarse durante toda la jornada. El tiempo justificado será el necesario para asistir a la cita, recibir la atención médica y desplazarse en un tiempo razonable.

Si objetivamente puede reincorporarse durante la jornada, el patrono puede exigirle al trabajador que vuelva a laborar. Por ejemplo, si una persona trabajadora tiene una jornada de 8:00 a. m. a 5:00 p. m., su cita médica es a las 9:00 a. m. y la atención finaliza a las 10:00 a. m., deberá reincorporarse a sus labores después del periodo razonable para el traslado. En ese escenario, el comprobante de asistencia médica justifica el tiempo utilizado para la cita y el traslado, pero no necesariamente la ausencia durante todo el día.

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Citas médicas en horario laboral: ¿debe el patrono pagarlas?

Que el permiso sea obligatorio de dar para el patrono no significa automáticamente que las citas médicas en horario laboral deban pagarse. Aquí está el punto medular del tema.

El referido criterio DAJ-AE-135-13 del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social estipula:

«El pago del salario durante el tiempo que el trabajador deba asistir a las citas será una decisión voluntaria del patrono».

Por ende, aunque el patrono debe conceder el tiempo necesario para que la persona trabajadora se traslade y asista a la cita médica de la CCSS, el pago del salario durante ese tiempo queda sujeto a la voluntad patronal.

En términos simples, el patrono puede reconocer salarialmente el tiempo utilizado en citas médicas en horario laboral, pero también puede decidir no pagarlo, siempre que no exista una norma interna, práctica consolidada o condición especial que disponga lo contrario.

Si el patrono decide pagar el tiempo sin estar legalmente obligado a hacerlo, ese pago podría entenderse como una liberalidad patronal, un beneficio interno o un permiso con goce de salario concedido voluntariamente. Si ese reconocimiento se ha aplicado de manera reiterada, cualquier cambio debe manejarse con prudencia y bajo criterios claros, para evitar eventuales contingencias legales.

Documentación que puede solicitar el patrono

También es válido que el patrono solicite documentación de respaldo. En principio, puede pedir:

• Comprobante previo de la cita, para organizar la operación.
• Comprobante posterior de asistencia, para verificar que efectivamente se acudió a la atención médica.

Esto resulta razonable, especialmente cuando la cita ocurre dentro de la jornada laboral. El patrono tiene derecho a administrar su operación y a controlar las ausencias, siempre que lo haga de forma proporcional y respetuosa de los derechos fundamentales de la persona trabajadora, teniendo los siguientes cuidados:

Límites: razonabilidad y privacidad

Primero, el comprobante previo no siempre será posible. Hay citas asignadas de manera imprevista, reprogramaciones, atenciones de urgencia o gestiones médicas en las que el trabajador no cuenta anticipadamente con una constancia formal. En esos casos, exigir el documento previo de manera rígida podría ser irrazonable.

Segundo, el patrono debe cuidar la privacidad de la información médica. Puede pedir una constancia de cita o de asistencia, pero no debería exigir diagnóstico, padecimiento, tratamiento, expediente clínico ni información sensible innecesaria. La legislación costarricense de protección de datos reconoce como sensibles los datos vinculados al fuero íntimo de la persona, incluida la información médica.

Desde la perspectiva de la persona trabajadora, lo recomendable es avisar con anticipación cuando sea posible, presentar el comprobante de cita y luego aportar la constancia de asistencia. Pero también tiene derecho a que no se le exija información médica sensible ni se le niegue injustificadamente el permiso para recibir atención en salud.

Excepción: cuándo sí es obligatorio pagar las citas médicas en horario laboral

Como excepción, la legislación contempla un trato especial para la madre o la persona encargada del recién nacido una vez finalizada la licencia de maternidad. En esos casos, el permiso para asistir a citas médicas propias o del menor, así como para retirar constancias de lactancia, debe otorgarse con goce de salario.

Para el resto de las personas trabajadoras, salvo que exista una política interna o norma especial, el pago de las citas médicas en horario laboral queda sujeto a la decisión patronal.

Conclusión

El permiso para las citas médicas en horario laboral es obligatorio; el pago del tiempo, salvo regla especial, es voluntario. La mejor práctica para evitar conflictos no es improvisar caso por caso, sino establecer reglas claras, razonables y respetuosas de la salud, la privacidad y la organización empresarial.

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